1С:ЭДО. Пять вопросов по настройке ЭДО

26.06.2024

1С:ЭДО. Пять вопросов по настройке ЭДО

Вы начали использовать сервис 1С:ЭДО, но почему-то не всегда процесс обмена с контрагентами идет по нужному Вам сценарию.

В этой статье мы расскажем о том, как настроить отправку электронных документов контрагентам в согласованных сторонами ЭДО форматах.

Для кого эта статья

Помогая пользователям решать в процессе работы с электронными документами возникающие проблемы и вопросы, замечено, что пользователи часто не обращают внимание на предварительную настройку обмена электронными документами с контрагентами.

В результате вместо комфортной работы пользователя с электронными документами, полностью удовлетворяющей его потребностям, наблюдаем неравную битву с программой. Победа, как правило, оказывается не за пользователем

Что нужно сделать для успешной работы

Итак начнем с начала – Вы приняли приглашение к ЭДО или Ваше приглашение контрагенту было им принято. Кажется, теперь все должно заработать само. Но это не совсем так.

Разработчики программы предусмотрели комфортный переход к обмену электронными документами без дополнительных усилий пользователя, а именно – создали настройку обмена электронными документами между Вашей организацией и контрагентом.

Однако в этой автоматической настройке не учтены особенности документооборота конкретно с этим контрагентом, ведь изначально непонятно в каком направлении будет происходить обмен, какими видами документов мы будем пользоваться, какие формы и форматы электронных документов удобны сторонам и другие настройки.

Ответим себе на несколько вопросов, чтобы успешно настроить обмен и получать максимум преимуществ от работы.

Вопрос № 1. Где это настраивается?

В большинстве прикладных решений есть раздел "Администрирование" или "НСИ и администрирование" или "Настройки". Далее находим пункт "Обмен электронными документами".
Совет: Если хотите быстро найти нужный пункт меню, начните вводить его название в окне поиска:

Рис.1. Поиск пункта меню в "Управление торговлей 11.5"

Далее в панели настроек находим "Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО":
 

Рис.2. Настройки обмена ЭДО с контрагентами

Вопрос № 2. Направления обмена

В каком направлении предполагается обмен с этим контрагентом? Мы будем получателем документов или отправителем? Что делать, если нужны оба направления?

Ответ на этот вопрос, как правило, не вызывает сложностей. Чаще всего направление обмена с контрагентом только одно – или он для нас поставщик, тогда мы будем, как правило, получателями документов или покупатель (заказчик), тогда мы для него будем, как правило, отправителями документов.

Но в обоих ситуациях возможны исключения, простейшие примеры – акты сверки, договоры, дополнительные соглашения и т.п. – эти виды документов может формировать любая из сторон, поэтому в 1С:ЭДО настройка обмена выполняется сразу для обоих направлений:

Рис.3. Список настроек обмена с контрагентами

Закладка "Между своими организациями" присутствует только в тех прикладных решениях, где возможно оформление учетных документов между своими организациями (например, в "Управление торговлей. Редакция 11.5")

Вопрос № 3. Какие документы нужно отправлять?

На закладке «Настройка отправки» мы настраиваем перечень и форматы документов, которые мы будем отправлять контрагенту.

Рис.4. Настройки отправки

Сначала рекомендуется снять флажки напротив тех видов документов, которые не имеют смысла (т.е. никогда не будут оформляться) при отправке электронных документов этому контрагенту. Не стоит переживать, если Вы на этом этапе перестараетесь – в любой момент можно вернуться к настройке и изменить ее.

Далее для тех видов документов, которые планируется отправлять контрагенту, определить формат (регламент) отправки.

Для чего это целесообразно сделать? Предположим, что в программе работает несколько пользователей с разными полномочиями, например, менеджер оформляет отгрузочные документы или акты, бухгалтер проверяет их и формирует к ним счета-фактуры, а подписанием электронных документов занимается руководитель или ответственный сотрудник с использованием собственной электронной подписи.

Форма «Текущие дела ЭДО» является удобным инструментом, в котором формируются напоминания пользователям по состоянию оформления электронных документов.

Рис.5. Текущие дела ЭДО

В соответствии с настройкой обмена электронными документами по мере формирования учетных документов в программе, система определяет необходимость формирования соответствующего электронного документа. Например, если для документа «Счет на оплату» предусмотрено формирование электронного документа, но он не был оформлен, в «Текущих делах ЭДО» будет зафиксирована задача на оформление электронного документа. Таким образом, пользователь, ответственный за оформление электронных документов в любой момент может увидеть – какие электронные документы ожидают оформления. При необходимости эту информацию могут просматривать и остальные пользователи для контроля полноты оформления документов напоминания коллегам о необходимости оформления электронных документов.

Вопрос № 4. Какие документы будут формироваться при получении?

Как правило, настройка обмена в части получения документов не требует дополнительных действий со стороны пользователя, т.к. исходные настройки выбраны максимально точно по отношению к возможностям программы.

Рис.6. Настройки получения

Какие настройки целесообразно выполнить? Если какие-то из видов входящих электронных документов не требуют формирования учетного документа в программе, для них можно в настройке получения указать способ обработки – не отражать. Например, если контрагент присылает нам в ЭДО документ вида «Счет на оплату» и нам нецелесообразно его формировать в программе, как учетный документ "Счет на оплату от поставщика", то в способе обработки мы можем указать «Не отражать». Тогда после получения и утверждения документа, его обработка на этом закончится, а программа в "Текущих делах ЭДО" не будет напоминать о необходимости создания учетного документа.

Вопрос № 5. О форматах документов

В сервисе 1С-ЭДО можно выделить несколько групп форматов обмена данными, которые могут использоваться не только для достижения различных результатов, но и имеют свои ограничения по применению.

Структурированные форматы, утвержденные ФНС – это форматы: УПД, УКД, Счет-фактура, Передача товаров, Передача результатов работ и т.п. Такие документы представляют из себя файлы в формате XML с жестко определенным составом полей и правилами их заполнения. Преимущество этих форматов – данные в документе структурированы по общеизвестным правилам, утвержденным соответствующим приказом ФНС, не требуют дополнительного разъяснения и согласования и могут легко преобразовываться в учетный документ. Недостатки связаны с тем, что эти форматы направлены на реализацию учетных функций для целей налогового контроля, т.е. содержат в основном ту информацию, которая может быть интересна ФНС, наличие дополнительных полей допустимо, но согласовывается сторонами ЭДО отдельно.

Формат CML (CommerceML) - специализированный формат обмена коммерческой информацией, разработанный фирмой «1С» для интеграции между различными учетными системами и информационными ресурсами. Формат является открытым, его описание опубликовано на официальных страница по системе программ 1С:Предприятие 8 и доступны для использования разработчиками любых систем, осуществляющих интеграцию с 1С:Предприятием. Файлы в формате CommerceML представляют собой XML-файлы со специфическим набором элементов и правилами их использования, описанными в стандарте CommerceML соответствующей редакции.

Если оба участника ЭДО используют программы на платформе 1С:Предприятие 8, то обмен структурированной коммерческой информацией, не регламентированной форматами ФНС, можно осуществлять с использованием формата CML. Например, заказчик в своей учетной системе формирует заказ поставщику и отправляет его в формате CML через ЭДО, у поставщика в его учетной системе формируется Заказ клиента в соответствии с условиями и параметрами, указанными заказчиком при отправке. Формат не рекомендуется использовать при обмене с контрагентами без предварительного согласования, в противном случае вторая сторона не сможет адекватно обработать полученный электронный документ.

Произвольные электронные документы – из названия следует, что формат электронного документа может быть произвольным (изображение, офисный документ или таблица, графическая схема, документ в формате PDF и т.д.). Основное правило при использовании такого вида документов – содержание и формат документа должны быть понятны обеим сторонам документооборота, каждая из сторон может ознакомиться с содержимым этого документа с использованием известных сторонам средств (программ общего или специального назначения). Важно помнить, что для произвольных электронных документов невозможно настроить автоматическое формирование учетных документов. Другими словами, если в адрес организации поступила товарная накладная в формате Excel или PDF, то учетный документ пользователю придется оформить вручную и после этого связать его с произвольным электронным документом.

Статья актуальна для конфигураций:

• Клиент ЭДО (редакция 2.9)
• Бухгалтерия предприятия (редакция 3.0)
• Управление торговлей (редакция 11.5)
• Управление нашей фирмой (редакция 3)
• Розница (редакция 3)