1С:ЭДО. Настраиваем УПД со статусом "1"

1С:ЭДО. Настраиваем УПД со статусом "1"

В этом сообщении расскажем о том, как от электронного документа (УПД) добиться, чтобы он формировался с нужным статусом.

Почему потребовалось об этом написать

Уже не первый раз пользователи обращаются с проблемой, которая для них кажется непреодолимой, но на деле решается достаточно просто:

«Уже N часов бьемся над тем, чтобы отправить заказчику через ЭДО УПД со статусом «1». Сделали накладную (или акт), зарегистрировали счет-фактуру. Проверяем печатную форму – все в порядке, в УПД стоит статус «1», а когда отправляем клиенту через ЭДО, там получается статус «2» - ПОМОГИТЕ !!!»

О чем идет речь?

УПД – универсальный передаточный документ, который может совмещать в себе 2 документа – передаточный акт и счет-фактуру. В этом случае в поле «Статус» проставляется значение «1» - «Счет-фактура и передаточный документ». Такой способ оформления удобен как продавцам, так и покупателям, т.к. не требует отдельного оформления товарной накладной (или акта) и счета-фактуры к нему, меньше объем документов, меньше ошибок.

В случаях, когда по какой-либо причине одна из сторон желает оформить / получить документы раздельно (т.е. счет-фактура оформляется отдельным документом), в УПД следует проставить статус «2» - Передаточный акт и оформить к нему отдельно счет-фактуру, как отдельный электронный документ.

Также статус «2» проставляется в УПД в случаях, если:

• продавец не является плательщиком НДС (или освобожден от НДС)

• отгрузочный документ оформляется без перехода права собственности на товар (например, при передаче товаров на комиссию)

• в других случаях, предусмотренных законодательством.

При формировании печатных форм документов пользователь может по своему выбору с помощью команды «Печать» сформировать любые печатные формы и даже комплекты документов.

При оформлении электронного документа вариантов оформления заметно меньше. В программе под электронным документом изначально подразумевается структурированный электронный документ в формате, утвержденном ФНС.

Т.к. обработка таких документов происходит контрагентом, как правило, в какой-нибудь учетной системе (не обязательно на базе 1С:Предприятия), то обе стороны должны иметь представление о содержимом электронного документа.

С этой целью в сервисе 1С-ЭДО по возможности документ формируется в формате, утвержденном ФНС (если для данного вида документов он утвержден).

В настоящее время ФНС утверждены форматы электронных документов как для УПД, так и для счета-фактуры. В результате возникает несколько вариантов оформления одного и того же факта хозяйственной жизни: единый УПД (статус 1) или комплект из передаточного документа (статус 2) и счета-фактуры.

Выбор варианта оформления документа в этом случае остается за пользователем. Настройка варианта оформления будет зависеть от используемой конфигурации.

Действия по настройке в Бухгалтерии предприятия (редакция 3)

В Бухгалтерии предприятия (редакция 3) формат электронного документа определяется переключателем непосредственно в документе реализации:

Для документа реализации (продажа облагается НДС и зарегистрирован счет-фактура):

• при включенном флаге "УПД" формируется электронный УПД со статусом "1"

• при выключенном флаге "УПД" формируется электронный УПД со статусом "2" (если в настройке обмена указано формирование в формате УПД)

Для продаж, не облагаемых НДС (например для организаций и ИП на спецрежимах) статус электронного УПД будет всегда "2" независимо от положения переключателя.

Важно! Данный переключатель влияет только на вид электронного документа и никак не препятствует формированию печатных форм.

Совет: перед формированием и отправкой электронного документа воспользуйтесь командой "Посмотреть электронный документ" - программа в этом случае показывает предварительный просмотр оформляемого документа перед записью в базу данных и отправкой. В случае выявления неточностей можно закрыть просмотр документа, внести необходимые исправления и посмотреть документ с учетом исправлений.

Действия по настройке в Управлении торговлей и других программах

Указать какой вариант оформления электронного документа выбран в данном учетном документе можно с помощью предварительной настройки ЭДО с конкретным контрагентом.

После того как от контрагента принято приглашение к ЭДО или контрагент принял наше приглашение к ЭДО, следует уточнить у контрагента какой способ оформления отгрузочных документов он предпочитает – комплект из передаточного документа (накладная, акт, УПД со статусом «2») и счет-фактуры или единый УПД со статусом «1».

Далее необходимо найти настройку ЭДО с данным контрагентом. Это можно сделать либо в разделе "Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройка ЭДО", либо в окне "Текущие дела ЭДО"

Далее в «Текущих делах ЭДО» следует найти ссылку в нижней части окна «Настройки ЭДО» и выбрать соответствующие фильтры для своей организации и контрагента и открыть настройку обмена, созданную программой после одобрения приглашения к ЭДО. Открыть настройки ЭДО можно также через раздел «НСИ и администрирование – Обмен электронными документам – Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО».

Если необходимо формировать единый УПД со статусом «1», следует отметить флаг «Счет-фактура и первичный документ в одном документе». Для корректировки реализации в виде единого УКД следует отметить флаг «Счет-фактура и корректировка в одном документе».

Про остальные настройки обмена с контрагентами можно прочитать в статье на нашем сайте