1С-Отчетность: оформление МЧД для сдачи отчетности

1С-Отчетность: оформление МЧД для сдачи отчетности

В этой статье Вы узнаете как оформить сотруднику доверенность на сдачу отчетности в контролирующие органы в сервисе 1С-Отчетность

В наше время использование электронных подписей (ЭЦП) в различных сферах жизни встречается все чаще. А в ряде сфер бизнеса без этого просто не обойтись. Все больше государственных сервисов и порталов поддерживают работу с электронными подписями, а в ряде случаев без ЭЦП обойтись не получится.

Нередко возникает необходимость предоставления доступа к различным цифровым платформам и ресурсам не только руководителям организаций, но и другим сотрудникам с указанием необходимого набора полномочий для выполнения действий от имени организации. С этой целью на сотрудника или иное лицо, выступающее от имени организации, оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая в цифровом пространстве является аналогом привычной бумажной доверенности, но имеет ряд особенностей и преимуществ.

Виды машиночитаемых доверенностей

Впервые о машиночитаемых доверенностях пользователи программ 1С:Предприятие узнали при подготовке и сдаче отчетности в контролирующие органы. Широкое распространение МЧД началось с 2022 года, когда выдача ЭЦП руководителям организаций и ИП была передана в ФНС. На тот момент существовало несколько видов МЧД, оформляемых для различных органов в разных форматах: отдельно для ФНС, для ПФР, для ФСС и т.д. Такие узкоспециализированные доверенности поддерживаются в сервисе 1С-Отчетность для подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы.

Однако такие доверенности не подходили для других целей, например для работы на специализированных порталах, при обмене с бизнес-партнерами, в автоматизированных системах мониторинга товаров и т.д. На смену им была подготовлена концепция новой универсальной машиночитаемой доверенности.

Новый подход к МЧД предполагает использование единого подхода к формату и содержимому МЧД для различных сценариев работы и доступности сведений из МЧД любыми участниками процесса.

Сведения об МЧД хранятся в едином распределенном реестре МЧД, который ведет ФНС. Сведения из МЧД могут быть получены по идентификатору (номеру) МЧД, который присваивается ей в момент регистрации МЧД в реестре.

В МЧД содержатся сведения о доверителе (организации или ИП), доверенном лице, сроке действия доверенности, а также полномочиях, которыми наделяется доверенное лицо.

С целью автоматизированной обработки и проверки МЧД различными информационными системами, полномочия доверенного лица могут быть указаны по классификатору полномочий. Допускается и текстовое указание состава полномочий, что может накладывать определенные ограничения на автоматизированные проверки.

Доверитель может в любой момент отозвать МЧД, о чем все участники процесса смогут узнать при проверке статуса МЧД.

Что потребуется при оформлении МЧД для сдачи отчетности в ФНС

Для успешного использования МЧД при сдаче регламентированной отчетности пользователю потребуется:

1. Действующая ЭЦП руководителя организации или ИП (или лица, действующего от имени организации без доверенности на основании данных ЕГРЮЛ)

2. Действующая ЭЦП физического лица, которому организация выдает МЧД

3. Криптопровайдер для работы с ЭЦП (для работы с ЭЦП, выданными ФНС, потребуется КриптоПРО CSP соответствующей версии)

4. Подключение к сервису 1С-Отчетность

Последовательность действий для оформления МЧД

Руководитель, используя собственную ЭЦП, формирует МЧД для ФНС в программе 1С:Предприятие. В форме Регламентированная отчетность следует перейти в раздел Уведомления, нажать команду Создать и выбрать вид доверенности:

Рис.1. Виды документов в разделе МЧД

В программах 1С:Предприятие поддерживаются все виды актуальных документов по работе с МЧД.

Пользователь может выбрать желаемый формат МЧД и заполнить в соответствии со своими целями.

Продолжим на примере МЧД (для ФНС, распределенный реестр)

Рис.2. Доверитель и представитель

В разделе «Доверитель» указываем организацию, которая оформляет доверенность. В качестве физического лица со стороны доверителя указываем, как правило, руководителя. Также доверенность может подписывать иное лицо, действующее от имени организации без доверенности (если это указано в ЕГРЮЛ).

Поле «Управляющая организация, действующая без доверенности» заполняется в случае, если полномочия единоличного исполнительного органа переданы ей в соответствии с законодательством. В этом случае физическим лицом со стороны доверителя будет руководитель этой организации.

Раздел «Представитель» может быть заполнен несколькими способами.

1 способ: представитель – физическое лицо (например, сотрудник организации). В этом случае мы выбираем его из справочника «Физические лица». Реквизиты физического лица будут подставлены в доверенность из справочника.

2 способ: представитель – организация (или ИП), по которой ведется учет в этой же информационной базе, например обслуживающая бухгалтерия. Выбирается из списка организаций.

3 способ: представитель – контрагент, обслуживающая бухгалтерия (организация или ИП), выбирается из справочника Контрагенты.

Во втором и третьем случаях следует указать данные физического лица со стороны обслуживающей бухгалтерии вручную, включая паспортные данные, ИНН, СНИЛС. Для ИП также следует указать ОГРНИП.

В доверенности можно указать те ФНС, в которые представитель может сдавать отчетность и предоставлять необходимые документы, либо распространить его полномочия на все ФНС.

Также можно указать перечень полномочий, которыми наделяется Представитель по классификатору ФНС

Рис.3. Полномочия представителя (фрагмент)

После заполнения данных доверенности она подписывается ЭЦП Доверителя (физического лица со стороны доверителя) и отправляется в ФНС.

После того, как доверенность зарегистрирована в распределенном реестре, ее можно использовать в работе (статус регистрации МЧД можно увидеть как в форме доверенности, так и в списке уведомлений).

Изменение лица, подписывающего отчетность в данных организации

Для того, чтобы при подписании отчетов в налоговый орган использовалась ЭЦП представителя, необходимо выполнить соответствующую настройку в данных организации.

Рассмотрим пример, когда организация зарегистрирована в одном налоговом органе. В этом случае изменения следует вносит в сведениях об организации.

Откроем реквизиты организации и найдем раздел «Налоговая инспекция».

Рис.4. Реквизиты организации (фрагмент)

В настройке указано кто подписывает отчетность для этого налогового органа – руководитель. По ссылке выберем новую настройку и укажем необходимые данные.

Рис.5. Настройки представителя

Далее реквизиты представителя указываются по тому же принципу, как и при оформлении машиночитаемой доверенности.

Если МЧД оформлялась в этой же базе данных, её можно выбрать из списка соответствующих МЧД в поле «Доверенность».

Если МЧД оформлена в другой базе или непосредственно на сайте ФНС, то ее можно загрузить из файла (выгрузка выполняется в программе, где оформлялась доверенность). Также можно загрузить МЧД из ФНС по номеру, присвоенному ее при регистрации.

Следует сохранить внесенные данные. Если организация зарегистрирована в разных налоговых органах, то необходимо повторить описанные действия для других ФНС, где подписание выполняет представитель.

После сохранения настройки подписания в новых декларациях и расчетах в качестве подписанта будет указано лицо, на которое оформлена доверенность:

Рис.6. Реквизиты представителя в декларации (расчете)

Данная настройка будет действовать для всех инспекций ФНС, где указан представитель

Изменение в настройке 1С-Отчетности

Для подписания отчетности ЭЦП представителя, необходимо внести изменения в настройки 1С-Отчетности. В разделе Настройки формы 1С-Отчетности заполним заявление на изменение настроек 1С-Отчетности. Это необходимо, чтобы оператор регламентированной отчетности мог проконтролировать использование ЭЦП представителя организации при общении с контролирующими органами.

Рис.7. Заполнение заявления на изменение в 1С-Отчетности

Указываем владельца сертификата – представителя, указанного в доверенности (выбираем из справочника физических лиц).

Важно! По доверенности может подписывать документы только физическое лицо, не являющееся руководителем.

Указываем сертификат ЭЦП физического лица – представителя организации и выбираем МЧД аналогично тому, как делали это в настройках организации.

Заявление на изменение подписывает представитель, ЭЦП руководителя на данном этапе уже не требуется, т.к. полномочия представителя подтверждены МЧД.

Отзыв доверенности, замена доверенного лица

В случае увольнения работника, замены ответственного лица и других подобных ситуациях важно выполнить следующие действия:

1. Отозвать МЧД лица, полномочия которого следует прекратить досрочно. Это можно сделать как непосредственно из формы доверенности, так и сформировав соответствующее заявление на отзыв доверенности. После отзыва МЧД ее использование станет невозможным. При этом подпись во всех документах, подписанных с использованием МЧД до ее отзыва, остается действительной.

2. В настройках организации следует указать нового представителя или перевести подписание вновь на руководителя

3. В учетной записи 1С-Отчетности внести изменения, отправив соответствующее заявление на изменение.